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增强乡镇档案管理意识  做好档案管理工作
作者:转载  更新时间:2013-4-26

 

增强乡镇档案管理意识  做好档案管理工作

一、增强档案形成者的档案管理意识,是做好档案管理工作的前提基础

乡镇人民政府作为国家设在最基层的一级政府,肩负着具体贯彻落实党和国家各项政策法规的重要职责,而乡镇档案工作是乡镇党委、政府的一项重要的基础性工作,真实地记录着乡镇的发展历程,是乡镇各方面建设的历史见证,在乡镇建设社会主义新农村的历史进程中的地位和作用异常重要。

  (一)乡镇领导对乡镇档案工作认识模糊,乡镇档案机构先天不足

由于受机构编制限制,绝大多数乡镇没有设立独立的档案管理机构,机关档案室一般挂靠在党政办公室,加之党政办公室乡镇党委、政府领导都分管,这就容易形成乡镇党政机构之间职责不明、责任不清等问题,往往就会形成档案工作有分管领导,但分而不管或管而不紧的工作状况。

(二)乡镇档案机构制度管理严重弱化,规范化管理难以落实。乡镇机关档案室根据乡镇工作自身特点,建立健全了各项档案管理制度,从档案保管、保密、借阅、鉴定与销毁等制度到各门类档案的归档制度,基本齐全规范,但是档案工作各项制度的执行范围不出机关档案室,机关全体干部大多不知晓或知之甚少。

(三) 档案管理工作从建档之日起到永久保存,无不凝聚着档案管理工作者的心血和汗水。档案管理工作客观上要经历时间久远、环境条件、资料质地和管理工作者主观上知识、敬业精神、职业道德等诸多因素的制约。为此档案形成者和档案管理者,必须不断地增强档案管理意识,对档案和档案工作的地位、重要作用有一个正确的认识,才是做好档案管理工作的关键。

二、档案形成者的档案管理意识的强弱,决定着档案材料作用的发挥应用价值

1.档案归档意识。档案形成者,应该按照归档制度想档案室移交具有保存价值的文件材料,力求做到准确、完备、齐全。档案形成者要具有较强的归档意识,在工作中随时注意归档材料的积累。对于有多人共同参与完成的工作,尤其应收集散存于每个人手中的文件材料。

2.归档凭证意识,档案形成者要认识到档案材料的查考凭证作用,这是对档案形成的起码要求。档案形成者要重视对档案的收集与管理,注重档案材料制作的严重性,以此起到查考凭证作用。

  档案整理意识。《档案法》规定,档案形成者应确保归档材料的质量,鉴定归档的文件材料,并分类、整理立卷。档案形成者应该清楚整理立卷并不是档案管理者的事,为此绝不能把零散材料分类、不装订就交给档案管理者,这就要求档案形成者要具有档案整理意识。

  档案管理者的责任意识。档案管理者的责任意识是检查档案管理工作好坏的尺度。它表现在热爱本职、熟悉档案管理的常识,积极宣传档案工作的意义,乃至做到信息共享,为做好各项工作提供服务。

  档案管理者的法律意识。档案是受国家法律保护的珍贵历史财富。档案管理者负担着管理、保存档案材料的重任,坚持一个监督和积极利用的双重原则。

档案管理者的管理意识。档案管理者要有高度的责任感和强烈的事业心,要做到规范管理、维护档案完整、确保档案安全、发挥档案的作用,就必须增强档案管理者的管理意识。档案管理者既要掌握档案工作的基本技能、基本知识、基本理论,又要注重对对档案操作程序的训练。加强业务学习,适当加大投入。一方面,针对乡镇档案人员变动频繁、流动性大的特点,档案管理部门要因地制宜,在培训人员、批次上作出适当调整。另一方面,适当加大档案室的硬件建设,配备必要的安全设施和保管设施,在档案库房的设置上要符合档案管理的要求,档案管理者既是档案管理制度的制定者,又是档案管理制度的执行者。注重对档案管理制度的建立、完善,是增强档案管理意识之必需。

  档案管理者的服务意识。档案管理者保管档案的目的是为了利用档案,服务于各项工作。档案管理者的服务意识就是最大限度地发挥档案材料的利用价值,充分档案材料反映各个时期所发挥的作用,以便于为决策服务。这就要求档案管理者必须接受继续教育,更新思想观念,掌握现代高新技术。档案管理者要克服只是保存档案材料,保存的档案材料已过时、档案材料发挥不了什么作用的错误思想。要变消极保存档案材料为积极利用档案材料,形成为各项工作提供服务的态度,充分地为用户热情周到的服务,以赢得用户的信赖。

  档案管理者的爱岗意识。由于档案管理工作单调、枯燥乏味,一般不易被领导重视,因而档案管理者工作存在人员较少、任务较重、困难较多、条件较差的问题。负责制定并落实有关乡镇档案工作规划、业务标准;对乡镇所属企业、事业单位、行政村以及新兴农村合作经济组织的档案工作进行监督和指导,督促镇辖区内的农业和农村档案工作的收集,指导其规范整理;负责镇辖区内各类组织档案人员的业务培训;负责做好档案法律法规的普及与宣传,增强社会档案意识;负责本乡镇机关档案的收集、管理和开发利用。总之,乡镇档案机构应当是乡镇档案事业发展的推动者、实践者,更应该是组织者、管理者,从而成为乡镇档案工作管理的中枢机构。

  乡镇档案工作是基层档案工作的一个缩影,是开展新农村建设的一个必不可少的基础性工作,加强乡镇档案管理需要多头并举,多管齐下,下大力气,才能从根本上解决上述问题。一是纳入考核体系,提高档案意思。事实上,凡是列入党委政府考核算分值的工作都能得到乡镇领导的重视。档案管理者只有克服了这种消极心态,具有热爱本职、爱岗敬业、吃苦耐劳、无私奉献的精神,才能乐此不疲、不厌其烦地做好档案管理工作。

  综上所述,不仅仅是档案形成者和档案管理者重视档案管理工作不够,还应该增强领导的档案意识,加强对档案工作的领导,把档案工作列入重要意识日程,要真正从思想上重视档案工作,要舍得为档案工作投入经费、培训人员,要有长期档案工作发展规划,要有利用高新精神的前瞻视野,切实解决档案管理人员和档案工作中存在的困难和问题。只要领导重视档案工作,领导亲自抓档案工作,常抓不懈,乡镇档案事业就能健康快速发展,我们相信只要大家都把档案工作当成一项事业来抓,那么档案工作就一定会飞跃快速的发展。

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